I Super-Poteri dell’ Event Manager

Daniela Delli

Quando vengo chiamata da un cliente per lavorare ad un evento (un evento aziendale, un lancio di prodotto, un roadshow, etc.) la curiosità e l’adrenalina prendono il soprassalto.
Progettare e veder realizzato un evento è sempre una bel traguardo, specialmente se sia il cliente che i partecipanti sono soddisfatti e felici di avervi preso parte.

Organizzare un evento non è un lavoro che si può fare da soli, il concetto di squadra e di team working è fondamentale.

Lavorare divertendosi è il mio concetto di felicità professionale.

Ma event manager o planner che dir si voglia non è un mestiere che da molto spazio all’improvvisazione. Un buon Event manager deve possedere delle qualità innate. Un pò come uno chef che, per essere definito tale, deve essere in grado di cucinare dei piatti prelibati, un Event Manager che si rispetti deve essere:

ORGANIZZATO. Deve riuscire a guardare all’evento a cui sta lavorando un pò come Neo guardava Matrix. Non solo deve aver ben preciso in testa il quadro generale e gli aspetti/elementi principali che andranno a costituire tale evento, ma non deve nemmeno tralasciare i dettagli.

 

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E con dettagli non parlo semplicemente del bel fiocchetto messo sul tovagliolo del gala dinner aziendale, ma più che altro di cose semplici ma che in momenti di gran trambusto (tipici di questo lavoro) possono sfuggire anche al manager più esperto: ho confermato l’orario alla società del catering? Ho raccomandato alle Tour leader di controllare che ci siano bottiglie d’acqua in sala meeting? La fattura al fornitore è stata pagata correttamente?

Piccoli dettagli che però fanno la differenza e che faranno dormire tranquillo anche il più ansioso dei clienti.

FLESSIBILE E PROBLEM SOLVER. Fidatevi, non c’è nulla di più imprevedibile di un evento. Gli eventi dove non si sono verificati né intoppi né cambiamenti obbligati all’ultimo minuto sono rari quanto un’eclissi solare.

Per questo un bravo event planner deve aver un approccio duttile e flessibile ma soprattutto deve sempre mantenere i NERVI SALDI, sapendosi adattare a qualsiasi situazione.

La cucina va a fuoco? E noi spegneremo l’incendio senza che nessuno noti nulla!

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MULTI-TASKING. Perché un event manager non è colui che dice alla gente cosa fare, bensì è colui che agisce.

Non immaginatevi l’ambiente degli eventi fatto di lustrini e free-drinks. Un vero Event Manager è colui che si sa sporcare le mani.

E’ sia direttore d’orchestra che strumentista. Deve cioè essere in grado di dirigere tanti elementi insieme e contemporaneamente, ma deve anche sapere suonare un flauto traverso o fare un assolo di tromba. Il magazziniere si è procurato una storta e lo stage va allestito asap? Ecco che mi metto la maschera da operaia. Lo Speaker dell’evento ha dato forfait perché la moglie l’ha mollato (ebbene sì, può capitare anche questo)? Passatemi subito il microfono e vi risolvo la serata!

Certo, si spera sempre che certi inconvenienti non accadano ma si sa, il mondo degli eventi è bello ed emozionante anche per questo suo aspetto così imprevedibile.